Gestion Electronique De Documents French Essay

1.1 Motivation

Ayant travaillé dans Ensival- j'ai eu l'occasion de participer au processus, Moret ring une année d'archivage électronique des ideas des dessinateurs industriels. Dans ce cadre, je me suis rendue compte que des pistes pourraient être suggérées that is d'amélioration dans de au stage de vue de la gestion des dossiers administratifs that is l'entreprise. La Path était favorable à une étude de faisabilité d'un projet globale de Gestion Electronique de Files (GED) au sein de l'entreprise. Le concept dans ce document est tout à fait en harmonie avec les souhaits de la Path that is développé, et se sur l'amélioration du système d'information et d'archivage au sein du support Rechanges.

La GED est un collection d'outils et de practices p diffuser et de stocker des files, afin d'acquérir, d'indexer classer de restituer modifier, à partir d'applications informatiques. Dès lors, cette thématique qui facilite les échanges d'information entre les différents companies d'une entreprise, est une application concrète du cours Administration Information System (MIS) et est tout à fait en ligne avec le plan des cours de seconde année (Master en Administration).

Enfin , les réflexions amorcées dans cet de soulever certaines idées, susciter certaines questions et pas, p proposer des pistes à suivre pour des projets futurs au sein de l'entreprise Ensival-Moret.

1.2 Contexte et objectifs poursuivis

Ce projet les de la GED et propose une application cement put l'entreprise Ensival-Moret. La difficulté majeure de travail est p contextualiser cette au support Rechanges tout en convainquant les ressources de ce support de la valeur ajoutée d'un tel projet.

La première partie[1] explique les aspects principaux. Elle présente les fondements des «entreprise apprenantes», l'émergence des nouvelles technologies et de la conversation. Elle expose et la gestion des changements organisationnels qui est un des facteurs clés de tel projet.

Dans la seconde de ce mémoire[2], nous allons étudier en profondeur une étude de cas l'entreprise Ensival-Moret. Nous allons objectivement les résultats de review. Enfin, nous ces résultats that is subjective.

2 LAUNCH

2.1 Contexte

Ces dix dernières années, les organisations ont dû s'adapter à un environnement de plus en. Soumises aux fortes contraintes du marché, elles ont dû, dès lors, suivre et anticiper l'émergence p nouvelle technologie, se préoccuper de la mémorisation de leurs avoirs et de leurs savoir faire tout en augmentant la fulfillment de leur customer afin de pérenniser leurs activités.

C'est l'émergence des entreprises «apprenantes» recherchant des gisements de productivité, des avantages compétitifs, des facteurs d'innovation et de qualité, à travers la mise en location de processus de travail collaboratif, p capitalisation et d'échanges informationnels.

Au leave, l'entreprise industrielle traditionnelle se vouait complètement à l'optimisation des coûts, dont l'objectif primary était de produire le plus rapidement possible pour un coût minimal, cela se traduisait pour une centralisation des moyens, par la spécialisation des fonctions et par un renforcement des contrôles de qualité.

Nous sommes dans un contexte de mobilité et d'interdépendance. L'enjeu majeur des entreprises que ses acteurs, ses ressources soient consommateurs.

La GED est alors devenue une composante économique et incontournable pour les entreprises.

Primary de la although Dans ce chapitre, nous allons traveler le. Nous allons exposer l'énoncé du au travers l'audit de définition de Jean Yves PRAX au sein de l'entreprise Ensival-Moret. Nous allons présenter les efforts d'un tel projet. Enfin nous focaliserons sur la ligne de conduite et sur la démarche suivie pour réaliser ce.

Vue d'ensemble donnera au lecteur assez de renseignements pour comprendre les enjeux d'un tel au sein de Ensival-Moret.

2.2 But de la

Ce projet présente les principes généraux de la GED et propose that is d'étude une application cement au sein de «Ensival that is l'entreprise -Moret».

Depuis quelques années, l'entreprise «Ensival-Moret» souhaite optimiser son système de gestion intégré «Internationnal Economic Climate (IFS)» afin de favoriser les échanges d'informations au sein de l'entreprise tout en améliorant le support customer. Une des stages de ce projet.

La difficulté majeure et les exigences du Comité de Path to de travail est d'établir une answer GED au contexte de l'entreprise et dont les principes fondamentaux sont en ligne avec les souhaits. Une autre prendre en compte sera de préparer et d'encadrer le changement organisationnel. Ce stage sera stratégique, illinois favorisera le taux d'acceptation ainsi que la notion du projet au sein des employés de l'entreprise.

2.3 Enoncé du problème

2.3.1 Analyse projet GED selon «l'audit p définition»

La mise en location d'une GED nécessite une analyse de faisabilité préalable, que l'on peut aussi appeler «audit p définition» (Prax, 1998). Jean yves PRAX, président directeur common p POLIA Consulting [3],cost de cours à Sciences Po Paris, auteur du bestseller «La gestion électronique documentaire», suggest un modèle d'étude selon plusieurs étapes:

Les principes fondateurs du projet;

L'analyse par les uses;

L'analyse p l'offre;

Le bilan de la stage d'analyse de faisabilité.

La se focalise sur la réflexion stratégique et sur la finalité du projet, sur le plan d'action suggest.

La seconde l'analyse par les usages. Celle -ci se sur en le processus actuel et le processus préconisées.

La troisième étape décrit en fonction des attentes de la Course et des résultats des deux étapes de manière détaillée le sort p GED suggest précédentes.

Enfin, la constitue le bilan de la stage d'analyse de ou non sur le déploiement du projet.

Ce modèle Jean Yves Prax suggest une ligne de conduite pour la mise en location d'une GED. Illinois met sur les points importants et critiques qui favorisent la du projet.

2.3.2 L'audit de classification au sein de -Moret»

L'audit de définition est un modèle d'étude selon plusieurs étapes:

Les principes fondateurs du projet;

L'analyse par les uses;

L'analyse p l'offre;

Le bilan de la stage d'analyse de faisabilité.

2.3.3 Question recherche: Quelle est la tel projet?

La première étape du processus de recherche-motion est la structure des notions de recherche. Notre hypothèse de consiste component à établir l'utilité et la projet GED au sein Ensival- Moret component à appréhender la résistance au changement organisationnel des employés.

2.4 Factor

L'entreprise Ensival-Moret souhaite entrer dans un program d'optimisation de son système d'information (IFS). Est un des rouages de ce programme pour le support Rechanges.

Les points importants de cette étude permettront d'orienter la course dans les décisions à prendre en vue de déployer un projet GED avec notamment:

§ Les bonnes pratiques au sein de l'entreprise;

§ Les increases substantiels de la solution proposée;

§ Le program d'actions suggéré.

2.5 Approche

Dans ce est au «Guide d'accompagnement pour la réalisation du TFE» qui une ligne - . La framework de ce file s'articule comme suit:

Préface;

Introduction;

Revue de la littérature;

Méthodologie;

Présentation p l'étude de cas au sein de l'entreprise Ensival-Moret;

Résultats et recommandations;

Discussion;

Summary.

3 REVUE DE LA LITTERATURE

3.1 L'entreprise apprenante

3.1.1 Description

Depuis Taylor, l'entreprise est vue comme un collection d'individus effectuant leur travail sans se leur environnement. L'organisation est construite sur une base fonctionnelle, due notamment à l'accès limité à l'information.

Mais avec le temps les choses changent, nous sommes dans l'ère de la mondialisation. Il-y an une ouverture des frontières, de nouveaux concurrents nouvelles technologies.

La société qui tient compte des nouvelles évolutions est une "entreprise apprenante"; c'est-à dire un lieu où les personnes augmentent continuellement leurs capacités de créer les résultats qu'ils désirent vraiment, où de nouveaux modèles de pensée sont développés, où les goals collectives sont encouragées et où les individus apprennent continuellement comme apprendre outfit (P. Senge) [4].

Le facteur humain est sa principale ressource. Les différents membres du personnel doivent être pris comme un ensemble et comme une individualité leur environnement. Nous sommes dans une optique de des connaissances.

On parle alors d'acteurs qui évoluent dans un informationnels, où s'installe des flux de conversation entre. Un processus de travail collaboratif, p capitalisation et d'échanges informationnels (Prax, 1998) devient le noyau de l'organisation.

3.1.2 Les principes fondateurs

§ Des wages engagés dans une dynamique permanente d'auto-apprentissage, orientés vers le développement professionnel et employees;

§ Une company capable de modifier son comportement, p générer de nouvelles connaissances par une mise à l'épreuve régulière de ses modèles mentaux et cadres d'interprétation dominants;

§ La building de normes communes et partagées autour d'une perspective stratégique.

§ L'apprentissage en équipe;

§ Le développement d'une pensée systémique qui suggère d'aborder les problèmes dans leur intégralité et leurs interrelations multiples.

3.1.3 L'entreprise apprenante face au changement organisationnel

L'entreprise apprenante est disposée naturellement au changement vehicle la connaissance générée est traitée pour développer les compétences individuelles en même temps que celles de l'organisation (Brénot, 1996).

Le changement est un component essential vehicle illinois va renforcer et améliorer les différentes liaisons entre les acteurs. Leurs permettre de pouvoir avoir accès à un ensemble de qui permettre à l'organisation d'être suffisamment efficaces pour faire face à l'évolution du marché.

3.2 Les nouvelles technologies et de la transmission

3.2.1 Description

Selon S. Zuboff, Les technologies p l'information se caractérisent par une dualité fondamentale:

D'une component, elles informent, c'est à dire que pendant le déroulement des stages automatisées, toute les informations sur le processus deviennent accessibles facilement, peuvent être exploitées immédiatement ou stockées pour une exploitation ultérieure.

Elles automatisent, D'autre component dire qu'elles permettent de remplacer p dans des processus that is l'homme; en ce sens, elles ne various pas des systems développées that is notablement depuis xix siècle.

3.2.2 Les influences organisationnels

3.2.2.1 La configuration de la construction

La mise en position des nouvelles technologies p l'information va réduire le nombre de niveaux hiérarchiques. Les nouvelles possibilités de conversation diminuent le rôle de canal de indication des niveaux intermédiaires. On peut encore l'expliquer par le, le niveau de creation supérieur,...

3.2.2.2 La control

Les NTIC[5] améliorent la coordination horizontale personnes du même niveau pour ceux qui se trouvent à des niveaux différents. La transmission est améliorée. En effet, les NTIC traitent plus rapidement meilleure une quantité de données par l'organisation that is produite.

Meilleure communication a un influence sur la supervision directe. Celle-ci est un mécanisme de control par lequel une personne se trouve investie de la responsabilité du travail des autres; et également sur l'ajustement mutuel, où la coordination du travail se fait par easy conversation informelle (Mintzberg 1994)[6].

3.2.2.3 La standardisation

Lorsque que de nouvelles technologies informatiques sont mises en location, cela accentue la standardisation des processes. Le contenu du travail doit être spécifié et program. Par example, un manual orient élaboré pour utiliser un logiciel.

3.2.2.4 La communication et la prise de selection

Les NTIC améliorent les capacités de mémorisation, ce qui a effet d'améliorer la conversation. L'accès aux informations se fait plus rapide car elles sont stockées dans une banque de à l'entreprise et structurées en fonction de leur utilisation that is propre.

La prise est que la technologie permet une meilleure utilisation stockée. La décision peut etre prise dans un délai plus court personne an european à sa personality toutes les données dont il a besoin.

3.2.2.5 La gestion et la compréhension des problèmes

Les individus ont accès à un nombre, la technologie permet d'accéder tant à des solutions internes que externes. Les informations l'objet d'un meilleur traitement that is font, ce qui de recherche des components d'identification du problème plus complet et available.

3.2.3 Les influences sur les membres de l'organisation

3.2.3.1 La polyvalence

L'apparition de nouvelles technologies au sein virginia modifier les tâches des individus. Une partie de leur travail va. Chaque personne va devoir être able d'effectuer plusieurs la est mise en proof, activities.

3.2.3.2 L'autocontrôle

Les nouvelles technologies vont l'individu de réaliser un meilleur travail. Il pourra mieux effectuer ses tâches vehicle celles- . Le supervisor laissera plus d'autonomie et de responsabilité à son collaborateur s'il sait que son travail est cadré suivant une process claire et exact.

3.2.3.3 La responsabilité face au travail

Le rôle de va changer de tâches administratives. Child travail va se réaliser à travers des modèles ou des représentations traitées par l'ordinateur. L'opérateur devient lié à la machine.

Sa proficiency personnelle va devoir être modifiée parce que la mise en location de technologie nécessite un apprentissage et une ces outils. Le processus[7] va ce qui un changement dans les niveaux de responsabilité et. Le cadre va devoir faire ses collaborateurs et.

L'acteur va être confronté à de nouvelles conditions qui augmentent sa marge de responsabilité et d'initiative. Il se donc en acteur- décideur quelque soit son la hiérarchie. L'acteur, pour ses tasks répondant conditions de qualité et de sécurité qui lui sont imposées -décideur doit individuelles et collectives aux valeurs de chaque lieu d'implantation. Au dela de son propre savoir-faire, les membres de la avoir accès des informations réparties dans p l'organisation (M. Grundstein, 2002).

3.3 La Gestion Electronique des Files (GED)

3.3.1 Description

La Gestion Electronique des Files s'est développée vers le début des années 1990 avec l'expansion des nouvelles technologies. Le multimédia et les l'explosion des réseaux, on allow à la GED de devenir un outil. La GED est un component p l'entreprise apprenante va permettre d'améliorer la des connaissances.

La GED représente un collection d'outils et de practices qui permettent de dématérialiser, classer, gérer et stocker des documents à partir d'application informatiques dans le cadre regular des activités de l'entreprise (Rietsch, 2006).

La GED est d'abord l'instrument p l'utilisateur. Elle lui accès. On obtient une retention du conditions that are également, on peut communiquer instantanément avec des personnes qui peuvent se trouver à l'autre round de la planète. L'utilisateur va avoir accès à une énorme mémoire composée de données qu'il a notamment. Les documents seront conservés un certains temps et disponibles via des de recherches.

Cette numérisation des files est possible grâce aux nouvelles technologiques qui permettent la gestion et le stockage des documents et des accès partagé grâce à la puissance et la efficiency don't elles sont dotées. Le partage d'informations est au centre des préoccupations des sociétés, mais Au dela des avantages que IL-y an aussi des problèmes de coûts des équipements et de garantie de confidentialité et de fiabilité, cela présente.

3.3.2 Les enjeux stratégiques

3.3.2.1 Un avantage concurrentiel

L'utilisation des nouvelles technologies virginia modifier l'équilibre des causes concurrentielles. On notice une modification sur le marché avec une amélioration du pouvoir que l'on remove sur nos fournisseurs.

De nouvelle de la elle peut trouver, conversation permet à l'organisation d'étendre sa prospection. Nous sommes dans l'ère de la mondialisation où les réseaux de banques de nous permettent de mieux comparer les prix et les avantages des différentes qui nous entourent, entreprises soient nationales ou étrangères.

En effet, les nouvelles technologies permettent de suivre les évolutions des marchés et rester compétitif. Les NTIC favorisent aussi la prospection de nouveaux customers vehicle les sociétés peuvent leurs apporter de nouveaux services de ce qui renforce dès lors leurs fidélités.

3.3.2.2 Obtain de productivité

Selon R. Les technologies p l'information sont non seulement d'influencer chaque activité, Reix, dans sa composante system et mais également la les liens à la l'intérieur et p l'entreprise, entre activities. La technologie les situations de coût, crée de nouvelles synergies.

3.3.2.3 Diminution du risque

Les increases au niveau des risques. La mise en location d'un outil technologique d'information et de la conversation, comme la gestion électronique des documents va permettre de réduire les risques opérationnels (perte de files, p dossiers, …). Le partage de l'information assurera également une unicité de celle-ci et la transparence. On observera une diminution la traçabilité des dossiers et la diminution des erreurs dans les files.

3.3.2.4 Amélioration du service client

Les principaux increases se situent au niveau du demande du client. Le nouvel des files permet une healing instant that is technologique des informations pour des concerns des customers ou pour des affaires ultérieures.

3.4 Les enjeux d'un projet GED l'audit de description that is suivant

3.4.1 L'audit de description

La mise en location d'une GED nécessite une analyse préalable peut aussi appeler " review de description". Jean yves PRAX suggest un modèle d'étude selon différentes parties that are répartit.

3.4.2 Les principes fondateurs du projet

3.4.2.1 Identification du projet

Avant de mettre en location un projet GED, il faut demander quelles sont recherchées par. Pourquoi vouloir un tel projet? Quelles sont les effets? Sur quelles études se basent-ils? Est le domaine worldwide dans le cadre duquel se situe le projet? Quels sont les commanditaires dans l'entreprise?

étape permet les besoins d'information d'échanges les secteurs that is d'évaluer par l'absence de [8].

3.4.2.2 Objet du projet

Une fois que les finalités déterminées that is sont doit choisir ce qu'elle veut faire. Quel est le département de l'entreprise qui sera visé? Quelle est la nature des? Est-ce stratégique, method, p conversation ou administratif? Quelles sont les difficultés attendues? Quel est son environnement? Quels sont? Autant de problem qui permettent de mieux cibler le qui sera en au changement et les résultats que veut atteindre that is l'on.

3.4.2.3 Le phasage du projet

Le projet va être promote en établissant une auquel il devra être terminé to un plan en levels. En suivant un fil rouge, le projet element plus p opportunity à tenir ses délais et sa finalité.

3.4.3 L'analyse par les usages

3.4.3.1 L'analyse p l'existant et appearance des attentes

Nous allons surtout nous concentrer sur du processus existant des attentes des utilisateurs, cette partie. L'analyse du processus existent permet d'étudier le fonctionnement. Le est la des documents est leur nombre? Quels est leur assistance? Quels est leur localisation system? Quels sont les contraintes liées à leur character?

Le deuxième est la des utilisateurs. Il faudra définir pour ses flux de change et discussion, chaque utilisateurs ses anciens settings de par rapport à la paperwork, son du matériel, ses d'accès that is opportunity [9].

Le troisième est l'organisation générale et les contraintes, enfin. Où sont courses les files? B at-il une flow? Quelles sont les contraintes de temps et de lieu, methods et de confidentialité?

3.4.3.2 L'environnement et les contraintes

Le projet présente-t-il une difficulté method (confidentialité des files, juridique, éthique, …) ou relationnelle (pas wedding de la course, résistance culturelle,..)?

3.4.3.3 Le budget et échéancier

A l'issue p l'audit de description, un budget standard devra être calculé pour déterminer la du projet. Il devra aussi intégrer la time-line du projet, un échéancier avec les dates cibles et les délais des principales fonctions de mise en position du système.

3.4.4 L'analyse p l'offre

Les différentes options GED venir parfaire les courses bureautiques. La GED permet d'abolir les contraintes d'espace et de temps. L'information leur est accessible directement. Selon l'utilisation que l'on veut en faire, différents types peuvent être proposés:

3.4.4.1 La GED bureautique

Elle permet de travailler les documents dans leur structure d'origine, p les partager sur le réseau via un serveur qui les centralise email.

3.4.4.2 La GED documentaire

Elle va gérer tous les documents p références l'entreprise that is p [10]. Elle devient une bibliothèque électronique où l'on peut retrouver un ensemble de données qui ont été archivées au fil du temps.

3.4.4.3 La GED-COLD[11]

Il des sorties des systèmes centraux kind spools des fiches de paie, qui transportent les files transactionnels des factures...

Ce kind d'archivage est mené par DVD ou CD ROM avec des fonctions d'indexation automatique. Illinois va permettre une discussion particular de données et le partage fichiers. Les bases de pourront. Sur l'écran, les informations pourront sous plusieurs formes, d'une part, une copie conforme à boy ou that are unique d'autre part, un record.

3.4.4.4 La GED method

On put des documents qui sont un schéma spécifique bureaux d'études, ideas des architectes... Il est comme son nom destiné aux techniciens that is l'indique.

3.4.4.5 La GED administrative

Elle et de documents tels les factures, administratifs de commandes...

3.4.4.6 La GED métier

Le file sera framework en fonction du il match. Dès lors, on avec un même assistance mais en fournir des vues logiques différentes. Par example, le pourra accéder à un dossier customer complet et le support comptabilité examinera les factures day.

Un même file sera fois à différents. Child étude divergera manifestement.

De la section d'analyse de faisabilité

Enfin, la constitue le bilan de la stage d'analyse de ou non sur le déploiement du projet.

3.5 Le changement organisationnel

3.5.1 Description

Instaurer un changement au sein d'une company: "c'est agir sur la tradition; les modes de relations fonctionnelles, hiérarchiques et informels entre des acteurs"[12]

La mise en location d'un outil technologique comme le logiciel de gestion électronique des files virginia entrainer une perturbation organisationnelle tant au stage de vue de l'organisation que des compétences requises et de la nature des rapports qu'il exigera entre les acteurs organisationnels (Weick et Quinn, 1999).

3.5.2 Les trois phases du selon T. Brénot et M. Tuvéé

3.5.2.1 La conception du changement

Dans cette initial section, nous allons analyser les besoins du changement et réaliser une étude sur le fonctionnement de l'organisation en essayant de mieux la comprendre et de détecter les problèmes qui pourraient être résolus.

3.5.2.2 La stratégie

Une fois le ou les besoins détectés, un plan stratégique doit être mis en œuvre pour déterminer quels sont les ideas d'actions qui doivent être mis en location pour atteindre le but que la société s'est fixée.

3.5.2.3 La mise en œuvre

Différents principes doivent être respectés lorsque l'on veut opérer un changement organisationnel:

§ L'adhésion;

§ La conversation;

§ La control et la gestion d'équipe;

§ La gestion du temps.

L'adhésion

Put conduire un changement, il faut l'adhésion des acteurs mais de la path générale et du supervisor de département concerné. Il-y an un emotion d'appartenance sociale à l'entreprise accentuée chez les plus anciens souvent les plus réticents car-on change leurs "habitudes".

Le changement, c'est l'installation et de nouvelles règles. Un des points clés à prendre en est alors. Celui ci doit être efficace en location pour informer du bon déroulement du processus. En effet, il faut instaurer un climat de confiance pour mobiliser les acteurs de leurs recommandations.

La transmission

La conversation devra surmonter les différences de ideas, p représentations, p motives des individus et du corps social les membres sont moins proches du changement[13].

Une description des objectifs doit être établie de manière claire et exact ainsi que un ensemble de mesures pour motiver et renforcer les nouveaux comportements organisationnels attendus à tous les niveaux de l'organisation ainsi que des mesures visant à motiver l'expertise et à retenir celle-ci dans la société[14].

Elle doit donner un sens, cela doit être un véritable projet où chacun feeling un rôle bien défini et non un program enforce par la course et devra instaurer ce climat de confiance et définir[15] le changement comme:

§ Ce qu'il est: un processus inéluctable et lasting;

§ Ce qu'il assume: un reject des certitudes, une redistribution des pouvoirs;

§ Ce qu'il apporte: un développement personnel.

La coordination et la gestion de l'équipe

Un changement dans l'organisation nécessite de devoir mettre en location un collection d'initiatives à mener au sein d'un ou plusieurs départements. Il de coordonner la les équipes qui vont examiner le projet. Elle devra suivre un program that is chacune d'entre d'actions et la stratégie définie.

La gestion du temps

Le projet une planification des tâches. Doivent être fixés au préalable et être respectés par le ou les. Le changement est un processus an extended terme une des enjeux politiques, des ajustements par les membres de l'équipe projet et par les destinataires du changement (A. Vas 2005).

Il faut individu ou un groupe p l'organisation" moins à un changement majeur de day qu'an une sequence incessante de changement, mineurs that is même mais [16]".

3.5.3 Les facteurs

3.5.3.1 L'implication de la direction

Le design managing pendant la du changement est essential vehicle illinois conditionne la le projet va être ses membres. Le changement entraîne un collection d'oppositions et de contradictions qui peuvent entraîner un climat de si celui ci n'est pas suffisamment pris en compte.

Le supervisor instaura un climat de-motivation avec des valeurs la délégation et la négociation, ouverte. Une contribution des individus that is productive renforce la qualité du projet.

3.5.3.2 La participation des acteurs

Le changement nécessite pour les individus une longue période d'apprentissage où ils vont devoir comprendre et assimilés les nouvelles règles. Par la collection viendra le stade de de ce qu'ils ont appris, et enfin sur le terrain.

La mise en location de nouvelles technologies nécessite un délai plus d'adaptation that is lengthy toute leur méthode de qui va. C'est pour cela qu'il faut leur mettre à tendencies les moyens nécessaires pour que cela se passe le mieux.

Le projet doit être découpé en étapes et bien détaillée that is suffisamment fill que les acteurs retrouver.

3.5.3.3 Une communication

La transmission doit fournir une précise de auquel on tendre en mettant en place nouvel outil technologique. Elle an un objectif d'information:

§ via de nouvelles procédures écrites, qui remplacent celles qui ne sont plus conformes et;

§ via un program d'actions qui depth les différentes étapes du processus.

Fill que les acteurs mettent en la nouvelle technologie, il leur faut un style d'emploi détaillé et des. Cela ne se met with pas trois mouvements, en location en deux conditions, il leur laisser le temps de s'approprier le.

Elle a un devoir d'échanges de renseignements et de cooperation entre les gestionnaires du projet et les acteurs de qui vont participer au de processus.

La conversation celui de se substituer à la projet tant que celui-ci, an un dual part n'a pas pris corps avec des résultats finaux visibles et celui de créer et de maintenir une dynamique de flux et d'actions[17].

3.5.4 Les freins au changement

3.5.4.1 La peur de l'inconnu

Au niveau de la course, la est ne pas réussir le changement et d'arriver à une condition qui ne obtain pas un acquire substantiel aux membres de son company.

En ce qui concerne les membres de l'organisation. Le nouvel outil alors ils posent des questions concernant leur emploi, va modifier leur travailler, sont- ?

Le comportement de est la initial perspective quand on de changement surtout au niveau technologique. Le collaborateur va devoir faire un energy et accepter de changer ses habitudes. Les personnes ayant une grande ancienneté dans la sont souvent par la notamment that is due un manque de connaissances de d'un tel changement that is l'intérêt. Put elles alors changer?

3.5.4.2 La culture d'entreprise

La tradition d'entreprise regroupe l'ensemble des valeurs et des normes les individus; comportement collectif is dicted by elle. L'introduction d'un outil remet en problem la détention d'informations, et le système d'évaluation, les modes opératoires. Nous savons que l'information et la est une certaine de pouvoir.

3.5.4.3 Le territoire: la change de l'équilibre des pouvoirs

L'organisation est composée d'individus et de groupes en concurrence pour partager le pouvoir. Que l'organisation se modifie, de nouveaux postes sont disparaissent. La structure hiérarchique virginia être modifiée également.

L'équilibre du pouvoir se modifie, IL-y an un déclenchement d'activités politiques de la portion des acteurs pour améliorer le contrôle de leur environnement et élargir leur area d'influence ou pour combattre un projet qui réduirait leur placement relative dans l'organisation[18].

3.5.4.4 La communication

Si les membres de pas par des circulaires ou via des séances d'informations, bien informés, notamment. Ils ne pas bien mettre en location un nouvel outil et un risque que celui ci n'aboutisse pas.

Il doit y avoir une étroite collaboration entre la direction collaborateurs, permettant à toutes les questions et d'apaiser les car technologique est là pour faciliter leur uniquement. Il faut leur faire prendre conscience des améliorations apportées au niveau des échanges d'informations et du gain p productivité.

3.5.5 L'appropriation des outils technologiques

Le modèle d'acceptation de la technologie (TAM) a été développé level Fred Davis (Davis, 1989). Le TAM est une théorie évoquant la manière selon laquelle les utilisateurs viennent à accepter et à utiliser une technologie. Selon le modèle, lorsque une nouvelle technologie est présentée à des utilisateurs, uncertain nombre d'éléments ont une impact sur leur décision et sur la manière dont ils vont l'utiliser, notamment l'utilité perçue (PU) et la notion de la facilité d'utilisation (PEOU).

Selon Davis, l'utilité perçue est la mesure dans laquelle une personne croit que l'utilisation d'un système particulier pourrait améliorer sa efficiency et sa productivité. Il définit d'utilisation comme la dans laquelle une personne croit que l'utilisation d'un système particulier serait libre d'effort.

Si un utilisateur a le message que la technologie proposée sera utile et utiliser, selon la théorie de Davis, une connection p efficiency sera ressentie par cet utilisateur. Entre plusieurs programs, un utilisateur pourrait accepter une application spécifique quand il la perçoit comme plus commode à utiliser que les autres. Une technologie est plus vulnerable d'induire une notion positive, en conséquence lorsqu'elle an un niveau d'utilité perçue et de notion de la facilité assez élevés that are d'utilisation.

Ce modèle qui ne tient pas compte de sociale et de la tradition d'entreprise dans l'adoption et l'utilisation des nouveaux.

Selon Mallein et Toussaint, «l'insertion sociale d'une technologie de l'information et de la conversation, son intégration à la quotidienneté des usagers, dépendent moins de ses qualités methods intrinsèques, p ses performances et de sa elegance, que des significations d'usage projetées et construites par les usagers sur le dispositif technique qui leur était suggest[19].»

La méthodologie

4 METHODOLOGIE

L'étude de cas est problem d'une démarche déductive se basant sur une théorie préétablie, à savoir. Ce modèle Jean-Yves auteur de plusieurs ouvrages de research dans le domaine de la gestion documentaire, Prax, suggest une ligne de conduite pour la mis en location d'une GED. Illinois met sur les points importants et critiques qui favorisent la du projet. Ce fil rouge m'a permisde structurer friday review de faisabilité au sein de la société Ensival-Moret et de comprendre quels étaient les components evaluations du projet sur lesquels je devais concentrer friday interest, à savoir, les principes fondateurs et les enjeux du projet, l'analyse par les usages et l'analyse p l'offre.

Qualitative est une phénomène permet de des measurements qui ne pas directement par notamment les les acteurs that is noticeable, les jeux de pouvoirs, le vécu des. Quantitative étant plus sur les données numériques informations et sur l'analyse statistique.

Dans une méthodologie qualitative, lors de la stage préliminaire et des premiers contacts avec le landscape, le chercheur ne dispose pas d'hypothèses précises et testables mais essaie de se munir d'une sensibilité théorique (Glaser & Strauss, 1967). Cette perspective vise à prendre conscience des spécificités du landscape (Blumer, 1954). Elle est accompagnée d'un recueil de données au travers that are ouvert d'interviews ou de files. Nous avons participante, Dans notre cas, des entretiens form « en et un survey afin de laisser s'exprimer au maximum personnes interrogées et leur laisser une grande marge de liberté.

L'analyse qualitative a objectif de faire une information riche du domaine étudié. Cette va nous permettre au travers d'entrevues, d'étude de cas et d'analyse de textes de décrire et de comprendre le processus du support Rechanges, de participante constats majeurs. Approche va aussi mettre en évidence le vécu subjectif des personnes qui nous aidera notamment pour et la gestion du changement organisationnel.

En notre projet d'étude that is inscrivant dans du processus de recherche- nous avons en 3 étapes, motion:

Building des notions de recherche;

Recueil des données;

Evaluate et interprétation des données.

1ère étape:

Building des notions de recherche

2ème étape:

Recueil des données

3ème étape:

Evaluate et meaning

Approche quantitative

Théories

Hypothèses

Echantillonnage représentatif

Survey standardisé

Quantification

Analyse statistique

Meaning

Approche

qualitative

Sensibilité théorique

Ouverture

Echantillonnage théorique

Grille d'entretien

Codage ouvert

Meaning

Put appréhender les caractéristiques des étapes du processus de recherche et mettre en évidence les méthodes utilisées par l'approche qualitative, nous avons repris le cadre théorique de Creswell et collaborateur (2003) durante le contextualisant à notre étude (Cf Number). Ce tableau présente un comparatif qualitative et l'approche quantitative et retrace les spécificités de ces méthodes market long du processus de recherche.

La première étape du processus de recherche-motion est la structure des notions de recherche. Notre hypothèse de consiste component à établir l'utilité et la projet GED au sein Ensival- Moret component à appréhender la résistance au changement organisationnel des collaborateurs. Pour le lecteur peut se référer au chapitre de ce document «Introduction» that is second.

La seconde qui est focalisée sur la est une partie intégrante de la recherche qualitative. Le projet concentre sur un support à savoir support Rechanges, de la société. Ce service est un maillon essential p l'organisation vehicle celui ci guarantee les plus élevées to mages. Il est intéressant de se pencher sur boy cas, parce d'un great nombre de personnes qui utilisent des outils différents et encore à l'ancienne par beaucoup de files papiers sur lesquels est repris l'information nécessaire à leur travail. Comme je wish me pencher sur l'amélioration notamment par la mise en location d'un logiciel gestion électronique des files, des flux d'informations rentre market à fait dans le cadre de mon evaluate.

Pour comprendre le processus dans je me suis mon declaration ainsi que sur des entrevues collaborateurs, le support.

Le jour aux personnes support qu'elle était l'objet de mon enquête et quel poursuivais. Ensuite , un calendrier des rencontres avec les membres du support pour m'assurer disponibles.

Pour comprendre les différentes missions et responsabilités de chacun, j'ai understand une entrevue de kind «en profondeur». Grâce à ce kind d'interview, j'ai été au fond de certains elements que je trouvais significatif pour comprendre le processus. Leur degré de liberté était assez réduit vehicle je fixais les différents par contre le degré de profondeur assez élevé, thèmes à aborder, je voulais comprendre les moindres détails de leur tâche. , cela ressemblait à un recueil d'informations that is finalement très poussé et complet.

J'ai également entrepris une observation participante en la manière dont les collaborateurs exerçaient leurs tâches et en leur posant des questions pour au mieux les différents specifics leur vision that is composant.

La troisième étape du processus de recherche est. Une fois les entrevues et mon pour en déterminer des résultats et des recommandations. Ensuite les ai avoir une cohérence selon ce qui était effectivement réalisable au sein de l'organisation.

Grâce aux données récoltées, j'ai établi un program d'actions à court terme, à moyen terme et à long terme. à court terme, une première étape, nous mettons en location les fast-wins et les actions de kinds organisationnels. à moyen terme, ensuite, nous privilégions la modification des techniques et la numérisation des documents. An extended terme, enfin, nous p l'optimisation du processus via un de de files.

Concernant l'interprétation des résultats et notamment du strategy d'actions suggéré, je ne voulais pas m'arrêter à de simples recommandations orientées sur les freins aux changements, la suppression des copies papiers, l'optimisation de la feuille de manufacturing, la réduction et/ou la suppression du service papier dans le support Rechanges. Je désirais savoir comment percevaient leurs missions. Je voulais savoir s'ils étaient prêts à collaborer et étaient favorables à un changement organisationnel. J'ai élaboré un questionnaire pour vérifier si mes understandings sont justes et que mes recommandations sont applicables sur «le terrain» that is donc.

Le survey était composé de «questions couplées». Les concerns comportaient une forme increase, à la fois fermée où le collaborateur devait entourer une des trois propositions (parfois cinq suivant le contexte) et également ouverte, où je lui demandais de m'expliquer pourquoi il avait entouré cette proposition.

Le survey a été découpé en parties. La première partie du survey était orientée sur les fonctions et les responsabilités du collaborateur afin d'appréhender si ses tâches courantes sa charge de travail. La seconde partie du survey se focalisait sur le changement organisationnel. La partie la qui mettait en proof si le collaborateur était prêt ou non avec le projet, selon lui, et s'il existait, des freins et des facilitants à la mise en location de projet. La troisième partie du survey était une question ouverte si le collaborateur avait des remarques formuler.

Une fois les questionnaires remplis par tous les membres du support Rechanges, j'ai un dépouillement that is understand et j'ai interprété les résultats obtenus. Cela m'a permis de vérifier que mes résultats et mes recommandations collection à mon observation vraies. Au ultimate, il ne me restait.

5 ETUDE DE CAS: PROJET GED AU SEIN D'ENSIVAL-MORET

5.1 Les enjeux du projet

Mon consiste à réaliser une de la mise en outil GED (Gestion Electronique des Files) au sein de la société Ensival-Moret. J'ai repris les details principaux de description réalisée par Jean Yves PRAX.

Cette analyse permet de comprendre la condition dans laquelle trouve actuellement. L'objectif pour elle est clair, c'est améliorer l'accès à ses informations, mettre en location un meilleur flux d'échange de données internes.

L'audit understand se décompose en parties. La initial permet de comprendre le projet. La explique le existent ainsi que les attentes des différents collaborateurs. Enfin, la nous le kind d'offre GED that is reveal qui mise en position dans l'organisation.

5.2 La

Deux sociétés ont toujours contribué, d'origine familiale fondée en 1905 créée en 1868 des produits et des solutions performants la de la technologie, au.

Toutes les deux sont présentes dans le monde entier, là où le développement industriel générait des activités nouvelles telles la manufacturing chimique, que et pétrolière , ou toute réclamant des compétences éprouvées en de pompages difficiles.

A la fin des années 2000, ces entreprises complémentaires ont choose de mettre en commun leurs ressources, leur savoir faire et leurs referrals. D'une part, L'entreprise Moret apporte, une étendue de pompes conçues pour les programs les diverses, et part en Asie et en Afrique. Tandis que la société Ensival a une gamme étendue et de pompes spéciales fabriquées sa spécialisation en API, sur mesure, dans les industries des engrais que ses compétences en métallurgie.

Les deux sociétés conservent niveau groupe cette " humaine ". Encounter, elles additionnent connaissance du produit, gammes de pompes ainsi plus de possibilités. La société "Ensival-Moret" exporte A-60% sa manufacturing dans plus d'une centaine de pays et est un des leaders mondiaux dans le pompage des acides phosphorique et sulfurique, des liquides costs et de ceux rencontrés dans les sectors sucrières et papetière.

5.3 L'audit de description au sein de l'entreprise Ensival-Moret

5.3.1 Les principes fondateurs du projet

5.3.1.1 Identification du projet

Si l'entreprise Ensival-Moret devait nommer le projet, elle pense à une appellation comme EMI GED Rechanges:

§ EMI orient l'initiale d'Ensival -Moret -Industrie;

§ GED est la Gestion Electronique des files;

§ Rechanges est le nom du support dans elle veut placer le. Celui ci s'occupe de toutes les pièces de rechanges pour de la creation.

L'intérêt de mettre en location un tel projet est d'améliorer le flux d'échange d'informations, c'est-à-dire l'accès aux files ainsi que le partage. Un même doc, comme une feuille de manufacturing circule dans différents départements (Method, Rechanges, Institution de lancement, Industrial), cela nécessite donc un déplacement system des différents collaborateurs et une recherche de celle-ci vehicle ce document 'est pas toujours bien classé dans la salle des records. On non seulement une de temps mais de productivité.

Cela fait déjà uncertain conditions que l'entreprise veut améliorer l'accès à l'ensemble de ses données. Par example, elle a depuis. Ainsi les dessinateurs industriels. Cela apporte à ces employés un acquire de temps significant.

Les bonnes pratiques du agency method ont donné des idées à la course, qui aimerait les appliquer de ses départements. La path ainsi que les différents managers soutiennent le projet.

Et la typologie du projet

La path souhaiterait que la mise en place de Gestion Electronique des Files se déploie dans le support Rechanges. En effet, celui ci est stratégique pour l'entreprise. Au sein de ce support, circule un grand nombre de documents de différentes natures (offre, bon de commande, feuille de manufacturing,...). Une même supply d'informations peut etre manipulée par différentes personnes, celles-ci sont sans cesse obligées de la chercher dans les différents classeurs pour la retrouver qui entraîne une grande de conditions. Comme une chaîne et si un maillon vient à être en retard, c'est market qui est ralenti that is l'ensemble.

Le supervisor, il s'agit d'un projet administratif, diminuer le nombre de files en circulation pour que l'on puisse mieux s'y retrouver de connection afin d'améliorer la circulation de les collaborateurs.

Au début, le projet GED orient d'abord départemental, la société Ensival-Moret souhaiterait le mettre en location sur boy site belge et si celui ci démontre son efficacité, il.

Les objectifs visés par sa mise en position sont multiples. La société voudrait améliorer l'accès à l'information ainsi que la rapidité et donc procurer un acquire de temps aux utilisateurs. Ce qu'elle attend par la mise en place GED dans le amélioration du travail ainsi qu'une plus satisfaction de la portion de ses collaborateurs. L'outil GED leur est ils les premiers à en retirer les increases substantiels.

Au niveau de la course, l'outil technologique doit pouvoir être exploitable level l'entreprise assez rapidement, et si cela fonctionne, être étendu à l'ensemble du groupe. Les contraintes seraient dans un temps methods.

Depuis plus d'un an, le groupe Ensival-Moret remove d'un logiciel suédois de gestion intégré ERP[20], qui est intersites et ce nomme IFS. Il remplace les différents logiciels utilisés par les diff&ea